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不用加班的秘密-----用友通
来源: 发布时间:2010-05-06 被阅读2887次

   

    财务电算化及办公电脑化的口号在中国的90年代中期已经叫得红红火火,现在已经到了21世纪,但杨姨的办公桌只放着几本有关于电脑操作的书。杨 姨是茂名自来水综合服务公司的仓库管理员,四十多岁的杨姨曾经也是一名高材生,但对于不断变化的今天,杨姨觉得自己真的老了。其实杨姨也想办公实行电算 化,可以像年轻一代一样在键盘上敲一敲自己所要的根据都跟着跑出来的感觉,她觉得自己好像也年轻了几十岁,但想想自己已经是四十多岁了,能否能学得会电脑 也成问题。想着想着,杨姨觉得自己真没用,同时对电脑也产生了一种恐惧感。唉,还是用计算器慢慢地敲吧,出入库单一个月叠起来也有一尺多高,看来这个月又 要加班了。不知什么时候,李书记已悄悄地走进了办公室,他非常神秘对杨姨说:“告诉你一个不用加班的秘密。”“什么秘密呀,搞得这么古古怪怪。”杨姨不冷 不热地回答。“明天公司会给你办公室装台电脑,同时还配上仓库软件,这样你就不用再加班了。”“是吗?”杨姨不禁打了一个冷颤,“不过你不用担心,这套电 脑软件你一看就会了。”李书记似乎看出了杨姨的心思接着说。“真的?”杨姨似乎看到了希望,她高兴地说。其实,李书记是最清楚她的工作了,因为业务量的庞 大,存货及存货规格品种繁多,采用手工计算不但速度慢而且计算结果也不准,有时领导要临时找一个数也没法查找得到,她几乎每个月月末都要加班一个多星期, 尽管如此她的报表还是没办按时上报。挨批评不说,因报表没能及时上报而扣工资的事却也不知发生了多少次。但她可是一个老黄牛,李书记觉得这样对她真有点不 公平。

  第二天用友茂名代理公司负责该项目的小李来了,小李根据以往的经验将仓库调研取得的数据,通过软件一一演示给杨姨看,包括单据的录入,输出,账 表的统计、查询、打印等。杨姨一边听一边提问,小李也一边演示一边解释,经过三个多小时的演示,杨姨似乎对软件已经有了一定的认识,她不再恐俱电脑了,同 时也爱上了这套软件,因为它的确可以帮她提高效率,减少挨批评及扣工资等不应该的惩罚。

  用友软件与手工操作PK

一、采购模块

    采用手工操作不足的地方有:

  1、在采购的时候需要填写一张与采购入库单基本相同的采购订单,材料入库的时候再填写一张正式的采购入库单,有时因为又要填写采购订单及采购入库单太多,所以已采购回来的材料对应是哪张订单都不知道。

  2、材料入库后,部分是有发票的,有一部分是发票未到的,有时想临时知道有多少材料是没有发票的,却要加班加点才能查得出。

  3、供应商评估的统计资料不够。

  4、全库存、特殊材料保质期等物料的基本特性数据不全。

 

    采用用友通可以解决以下问题:

  1、通过采购订单可以生成采购入库单,同时也可以知道采购回来的材料对应是哪张订单,也可以知道还有多少订单是没有采购回来的。

  2、材料入库后有发票的通过结算,便可以知道有多少材料是没有来发票的,通过结算统计表就能查得出有多少材料是已经来发票的。

  3、可以对供应商的资料进行详细记录,可以正确的评估供应商。

  4、可以完整地记录每一种存货的安全库存、特殊材料保质期等物料的基本特性数据。

  5、通过最大、最小库存有效、及时的控制、减少盲目采购,降低无效存货积压,规避采购风险。

  6、通过最大进价的权限控制,规范、透明价格管理,降低存货采购成本。

  7、提供采购业务流程各环节单据选择、流转及联查功能,及时、准确的形成完整数据流,日常处理工作方便快捷。

  8、解决对业务发生多种情况并存的复杂状况掌握。

 

二、销售模块

  采用手工操作不足的地方有:

  1、不能关注客户资料、价格政策、渠道/客户信用、应收款回收、有效的促销等关键业务点的管理与控制。

  2、不能保证多个岗位和人员业务信息传递的及时性和准确性,提供业务、款项执行情况监控、多角度的货、票、款统计分析。

 

  采用用友通可以解决以下问题:

  1、可以关注客户资料、价格政策、渠道/客户信用、应收款回收、有效的促销等关键业务点的管理与控制。

  2、可以保证多个岗位和人员业务信息传递的及时性和准确性,提供业务、款项执行情况监控、多角度的货、票、款统计分析。

  3、提供按不同存货和客户,定制不同的价格管理,灵活、快速应对市场变化。

  4、提供最低售价价格保护、信用期和信用额度控制,严格销售价格环节,减少坏账,透明过程管理控制,规避销售风险。

  5、由事后管理变为事前了解掌握每笔业务的利润情况,实时、透明化销售管理。

  6、针对业务发生的多种情况并存,解决同时了解掌握货、票、款的复杂状况。

 

三、仓库模块

  采用手工操作不足的地方有:

  1、 以手工记账,不能生成相关统计分析图表。

  2、不能有效地跟踪库存的出入库情况,并分析库存的异常状态,反应库存的价值分布,就库存的短缺、超储、安全提供了预警机制动态信息。

  3、不能为公司各个部门提供价值决策的基础。

 

  采用用友软件,可以解决以下问题:

  1、 记账后通过账簿输出,可以生成相关统计分析图表。

  2、可以有效地跟踪库存的出入库情况,并分析库存的异常状态,反应库存的价值分布,就库存的短缺、超储、安全提供了预警机制动态信息。

  3、可以为公司各个部门提供价值决策的基础。

  4、智能将库存超量、短缺的危机和风险第一时间提供、便于及时掌握、引起关注重视、做好应对处理。

  5、支持存货的不同计量单位特殊管理。

 

四、核算模块

  采用手工操作不足的地方有:

    要手动计算成本,这是最令人头痛的问题。

 

  采用用友软件,可以解决以下问题:

  1、 可以自动计算成本,提高核算工作及时化、精细化水平。

  2、支持统计生产产成品的材料费,进行产成品成本分配,公司的成本核算问题。

  3、业务、住来单据自动生成财务凭证,进入总账系统,形成财务业务一体化流转,保证数据一致性,精确性,构建企业信息管理整体平台。

  工作中不再有加班

  经过用友茂名代理公司负责该公司项目成员的不断努力,加班加点对相关数据不断的测试,终于在2006年7月10日仓库系统全面实行软件电算化。 现在使用用友通软件,可以随时调查库存量,不仅为生产计划和采购计划的制定提供了方便,又实现了库存占用资金的最小化。仓库系统全面实行软件电算化。

  上软件最高兴的人莫过于杨姨了,杨姨抓着小李手说:“我现在再也不用为月末的报表加班和发愁了,领导也不会再批评我,我也不会再收到那些不必要 的罚款单了,你们真是一个大好人,我真不知怎么谢谢你才行。”小李说:“不用谢我,要谢就谢你们的领导和用友公司吧,只有他们的努力才有今天的成果。”

  上了软件,同时也给公司的领导者们带来了很多的好处。一方面,上了软件后,可以及时为领导们提供有效的数据,方便领导们掌控公司的设计、生产、 销售和库存情况,为领导者的决策提供有力的支持;另一方面,在软件的管理和控制下,一些工作的责权利都分得很明确,该是谁的责任谁就自己负责,从而真正实 现了“无情管理,有情操作”。

  信息化的实施为茂名自来水综合服务公司带来了生机和活力,给仓管的管理人员带来了希望,同时促使该公司的经营能力和抗风险能力得到了显著的提 高。谈到下一步的发展方向时,该公司的领导者表示,目前所做的工作只是一些基础设施的建设,今后他们将不断对其进行完善,使企业能够真正借助信息化这条公 路,走得更快、更好。在此,他们对用友茂名代理公司的服务技术和敬业精神提出表扬,对用友通服务人员能够急用户之所急,想用户之所想的服务意识表示衷心的 感谢。他们相信,不论今天、明天、后天他们和用友公司的合作永远都会更加愉快、长久。

 
 

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